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Indemnités kilométriques : comment les calculer ?

Le calcul des indemnités kilométriques peut présenter quelques subtilités. Grâce à cet article, vous deviendrez incollable sur le sujet.

L’administration française publie chaque année un barème kilométrique officiel, indispensable pour calculer les indemnités kilométriques dans un cadre fiscal ou professionnel. Mais savez-vous l’utiliser ? Toutes les explications nécessaires dans l’article ci-dessous…

Dans quels cas utiliser un barème kilométrique ?

Le barème kilométrique publié par l’administration française évolue chaque année en fonction du niveau d’inflation. Il est utilisé dans plusieurs situations : déclaration des frais kilométriques réels (domicile-travail) dans le cadre de la déclaration de l’impôt sur le revenu (en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10 %) mais aussi par les entreprises dans le but d’indemniser les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels.

Comment utiliser un barème kilométrique ?

Il existe principalement 3 types de barèmes en fonction de la nature du moyen de transport utilisé : voitures, deux-roues (supérieur à 50 cm3), et cyclomoteurs (50 cm3 et moins).

Intéressons-nous plus particulièrement à celui des voitures. Les critères à utiliser sont plutôt simples : il convient dans un premier temps de relever la puissance fiscale en case P6 présente sur le certificat d’immatriculation (ou carte grise) du véhicule concerné. Plus la puissance est importante, plus l’indemnité est élevée en sachant que cette dernière est calculée sur la base d’un maximum de 7 CV. Un conseil : il est préférable d’éviter de choisir un véhicule trop puissant, au risque de voir des remboursements inférieurs aux frais engagés.

A partir de là, il reste à déterminer le nombre de km réalisé par an en tenant compte des 3 tranches : distance jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km et plus de 20 000 km. Pour consulter le barème kilométrique officiel mis à jour chaque année, cliquez ici-même.

Une petite information supplémentaire : le montant des frais de déplacement est désormais majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Que couvrent les indemnités kilométriques (IK) ?

Un point important à savoir : l’indemnité couvre l’amortissement du véhicule, les dépenses d’entretien et réparation, la consommation de carburant mais également les frais d’assurance y compris le surplus demandé par une option qui couvre les éventuels accidents subis lors des déplacements professionnels, une couverture supplémentaire qui est bien souvent demandé par les employeurs.
Autrement dit, les frais de péage et de parking peuvent être répercutés à l’entreprise lors d’un déplacement d’ordre professionnel.

Voiture miniature rouge avec calculatrice qui estime les frais de déplacement.

Un calcul souvent simple

Prenons un exemple : votre entreprise vous a demandé d’effectuer un déplacement professionnel avec votre véhicule personnel. La distance parcourue à ce titre s’élève à 500 km. Aucun autre trajet ne sera réalisé au cours de l’année civile. La voiture utilisée développe une puissance fiscale de 6 CV.
Pour 6 CV et un kilométrage inférieur ou égal à 5 000 km, Le barème applicable en 2022 indique une indemnité égale à « d x 0.631 € ». L’indemnité correspondante sera donc égale à 500 km x 0.631 € = 315.50 €. A cela, peuvent s’ajouter d’éventuels frais de péage et de parking.

Les difficultés de calcul à appréhender

Dans l’exemple précédent, l’évaluation des IK est relativement simple dans la mesure où le déplacement est ponctuel. Or, il arrive parfois que des salariés utilisent leur véhicule personnel très régulièrement pour se rendre chez des clients par exemple. Comme évoqué précédemment, le calcul se fait par an et par tranche. Le passage à une tranche supérieure implique d’effectuer une régularisation qui peut avoir des conséquences importantes.

Prenons l’exemple d’un salarié qui réalise en moyenne 1 000 km par mois pour le compte de la société qui l’emploie. Restons sur une puissance fiscale de 6 CV.
Ce salarié reçoit ainsi 1 000 km x 0.631 € = 631 € d’IK par mois. A partir du mois de juin, celui-ci dépasse les 5 000 km et c’est donc la 2ème tranche du barème qui s’applique, soit pour 2022 : (d x 0.355 €) + 1 382 €. A fin juin, cet employé a réalisé au total 6 000 km, on obtient donc des IK cumulées égales à (6 000 x 0.355 €) + 1 382 € = 3 512 €. De janvier à fin mai, le total des IK perçues s’élève à 5 x 631 € = 3 155 €. Au titre du mois de juin, le salarié percevra donc la somme de 3 512 – 3 155 = 357 € alors qu’il bénéficiait de 631 € d’IK par mois jusque-là. Le barème est moins intéressant à chaque passage de tranche…

La logique reste similaire en cas de distance parcourue supérieure à 20 000 km par an…

Comment faire pour les dirigeants d’entreprise ?

Il y a plusieurs types de dirigeants. Qu’il s’agisse d’un gérant de EURL/SARL ou bien d’un président de SA/SAS, les calculs effectués ci-dessus demeurent identiques. Evidemment, cela ne s’applique que si le chef d’entreprise utilise son auto personnelle pour ses déplacements professionnels et qu’il ne bénéficie pas déjà d’un véhicule mis à disposition par son entreprise que cette dernière aurait acquis ou loué.

Cela ne s’applique pas non plus aux auto-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs) dans la mesure où ces derniers agissent en leur nom propre et que le régime fiscal qui leur est applicable interdit la déduction de leurs charges réelles (les auto-entrepreneurs ne sont pas dans l’obligation de tenir une comptabilité, ils déclarent à l’administration fiscale leur chiffre d’affaires annuel sur lequel est pratiqué un abattement fixe afin de tenir compte d’un forfait de charges).

En conclusion

Le calcul des IK est relativement simple à effectuer en règle générale. Attention cependant à réaliser un cumul des distances parcourues sur l’année civile pour chaque salarié car le passage à une tranche supérieure implique l’utilisation d’une nouvelle formule systématiquement moins favorable que la précédente, ce qui entraîne d’inévitables régularisations.

Par Olivier

Passionné d'automobile depuis mon plus jeune âge, j'ai décidé il y a quelques années de partager ma passion avec vous. Au programme : des essais bien sûr, mais aussi des articles pratiques, des conseils, des infos...

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